Policydokument för föreningen Proknekt
I detta dokument finns det sammanställt regler och policys att förhålla sig till vid verksamhet inom föreningen Proknekt.
Dokumentets innehåll är godkänt av föreningens årsmöte och bör ses över och uppdateras inför varje ordinarie årsmöte eller om behov finns vid extrainsatt årsmöte.
Proknekts ledord
Tillsammans är vi starka
Historia är viktigt
Föreningens verksamhet kretsar kring Landsknektarnas historia. Därför strävar vi ständigt efter att lära oss mer, samt att dela med oss av denna kunskap till varandra.
Vänskap är viktigare
Vi behandlar varandra med vänlighet och respekt. Vi mästrar inte heller de som kan mindre än oss själva, utan stöttar och peppar varandra.
Vi är inkluderande och bidrar tillsammans till en trygg miljö inom föreningen
Vi arbetar aktivt för att vara en inbjudande förening, där alla som vill får delta. Vi bidrar tillsammans till en trygg miljö och vi strävar ständigt efter att förbättra vårt arbete inom trygghetsfrågor. Vi tolererar inte homo/trans/funkofobi, rasism, sexism eller andra former av diskriminering. Vi tvekar inte heller för att stå upp för varandra om så behövs.
Vi arbetar för varandra
Vi bidrar alla utifrån förmåga med tid och arbete, både på och utanför evenemang. För oss är det en självklarhet att bidra. Vi uttrycker också vår tacksamhet till de som arbetar mer än oss själva.
Deltagande vid föreningens event
Endast föreningsmedlemmar, för aktuellt år, får delta på föreningens event.
Undantag för potentiell medlem som vill ”prova på”, eller särskilt inbjudna gäster, kan göras om eventarrangören finner det lämpligt.
Vid evenemang som anordnas i samarbeten med annan grupp eller förening står resp. grupp för sina egna regler kring deltagande.
Förhållningssätt till samarbete med politiska och religiösa grupper
Föreningen Proknekt är i enlighet med stadgan en religiöst och partipolitiskt obunden förening. Detta skapar ett behov av förtydligande kring möjligheten till samarbete med organisationer som är religiösa eller partipolitiska.
Samarbetet ska ha tydligt fokus på föreningens huvudsakliga syfte, Föreningens syfte är att historiskt återskapa utrustning och miljöer baserat på de tyska landsknektarnas liv och leverne under 1500-talet. Detta kan, om så är passande, innefatta återskapande av historiskt religionsutövande eller historiska politiska sammanhang som de tyska landsknektarna kunde finna sig i.
Föreningen skall inte under samarbete tvingas sammanställas med nutida religion eller partipolitik.
Det skall tydligt visas vid annonsering och information om arrangemanget att Proknekt är en egen förening och huruvida föreningen är medarrangör eller inbjuden som gästförening.
Beslut om vilka samarbeten som anses följa detta styrdokument delegeras till Styrelsen. Vid oenighet inom Styrelsen skall frågan tas upp med Medlemsunderlaget, förslagsvis vid nästa stormöte men i brådskande fall digitalt via medlems-mail eller forumet.
Alkoholpolicy
Föreningen Proknekt arrangerar ofta/medverkar ofta vid arrangemang som innefattar en viss alkoholkonsumtion. Föreningens officiella inställning till konsumtion av alkohol är att det är individens ansvar. Dock bör en medvetenhet finnas runt föreningens aktiva inblandning i alkoholkonsumtionen.
Föreningens medel skall inte generellt brukas för alkoholinköp.
Undantag kan göras för till exempel en välkomstdrink efter samråd med Styrelsen.
Ett likvärdigt alkoholfritt alternativ skall erbjudas vid dessa tillfällen.
Transportersättning
Arrangörsgrupperna skall ha möjligheten till att utbetala upp till 50% av eventbudgeten i reseersättning till medlemmar som har genomfört transport av Proknekts utrustning till det aktuella eventet.
Skulle högre ersättning efterfrågas skall arrangörsgruppen kontakta styrelsen för överläggning angående möjligheter till ett högre belopp.
Detta förslag baseras på att vi har tillräckligt god ekonomi i föreningen för att kunna underlätta för de medlemmar som använder egna ekonomiska medel för att utföra transporten av materialet som vi alla gemensamt nyttjar under våra event.
Reseersättningen ska inte ge någon ekonomisk vinning eller ses som en sådan, utan är enbart en ersättning för utlagda slantar.
Tidigare medlemmars tillgång till information från föreningen
Under två fulla verksamhetsår efter senaste medlemskap har man tillgång till skriftlig föreningsinformation, t.ex. utskick inför event men även bilder och liknande material. Därefter kommer man tas bort från utskickslista och/eller andra kanaler där föreningen distribuerar information.
Medlem/tidigare medlem som inte längre önskar få information kan självklart tas bort tidigare, på begäran.
Denna policy ska inte ses som en begränsning av vilka som kan få information utan endast som en riktlinje för rensning av föreningens distributionskanaler. T.ex. är eventarrangörer fria att efter eget huvud skicka information till vänföreningar, tidigare medlemmar eller gäster.
Utesluten medlem har inte rätt till föreningsinformation från den dagen uteslutningen trätt i kraft.
Policy om “särskild händelse”.
Som uppföljning av en “särskild händelse” vilket kan ha drabbat en eller flera medlemmar i anslutning till ett event uppmuntras det att medlemmarna tar kontakt med någon ur styrelsen eller i trygghetsgruppen och informerar om det inträffade.
Med en “särskild händelse” menas någon form av otrygg situation av allvarlig art, som exempelvis olaga hot, olycksfall eller våld.
Styrelsen och/eller trygghetsvärdar uppmuntras att göra en bedömning om de berörda medlemmarna ska erbjudas ett vänskapligt reflekterande gruppsamtal i Proknekts regi. Samtalet kan ske digitalt och/eller fysiskt. Samtalet ämnar inte att ersätta eventuella professionella kontakter.
Regler vid privatlån av Proknekts egendom.
För att låna Proknekts egendom ska du vara betalande medlem i Proknekt. Med privatlån menas att personen vill låna föreningens egendom för eget nyttjande utanför föreningens generella nyttjande. Med egendom menas föreningens tält, vapen, köksutrustning, möblemang, mm.
Förfrågan för privatlån av Proknekts egendom under eller utanför Proknekts egna event sker via mail till styrelsen. Styrelsen tillfrågar i sin tur eventgrupper som kan påverkas av den eventuella utlåningen. Föreningens eventuella behov prioriteras alltid före privat nyttjande av föreningens egendom. Styrelsen har rätt att neka privatlån.
Om styrelsen beviljar utlåning ska den som lånar:
Ta ansvar för sakerna som lånas och återlämna dem i samma eller bättre skick som de lånades ut.
Ta ansvar för transport av det lånade (kan eventuellt ske i föreningens gemensamma transport efter överenskommelse).
Ta ansvar för att eventuellt lånade tält ska vara torkade, packade och lämnas åter i förrådet efter lånet.
Den som lånar är skyldig att berätta för styrelsen om eventuella skador som uppkommit under lånet.
Den som lånar har ansvar för att de eventuellt tillfogade skadorna lagas till det skick som den lånade egendomen hade vid utlåningstillfället/ersätts. Detta ska ske omgående eller i samråd med styrelsen. Om lagning inte är möjlig av medlem i föreningen kan lagning av tredje part bli aktuellt. Detta bekostas då av den som lånat egendomen.
Om det lånade försvinner eller förstörs till den grad att det inte går att laga är lånaren skyldig att ersätta det lånade till föreningen.
Den som lånar föreningens egendom lovar att uppfylla ovan nämnda regler.